|
Millal hooldada majandustarkvara? |
|
|
|
|
neljapäev, 10 juuli 2003
Allikas:
GT Tarkvara OÜ
|
Enamus äriühingutest kasutavad oma majandustegevuse kajastamiseks raamatupidamisprogramme. Neid on erinevaid nii taseme kui funktsionaalsuse poolest. Lihtsamate programmide puhul saab rääkida vaid raamatupidamiskannete sisestamisest, ostude-müükide registreerimisest ja mõnede elementaarsete aruannete väljastamisest.
Moodsamate puhul aga lisandub tavaliselt ka laoarvestus, kliendihaldus, ressursside planeerimine ja palju muud. Nimetatud programmide puhul on kogu firma kriitiline informatsioon ühes kompaktses andmebaasis. See annab võimaluse kiirelt ja mugavalt kätte saada kogu vajaliku informatsiooni, mida tarbitakse äritegevuse edendamiseks. Seda enam on äärmiselt tähtis, et andmebaas oleks töökorras ja turvaline.
Suurte infohulkade hoidmine ja haldamine on alati seotud riskidega. On loogiline, et nende riskide minimeerimiseks tuleb andmebaase hooldada ja korrastada selleks ettenähtud viisil. Millal seda teha?
Levinud on arvamus, et firma raamatupidamisprogrammi vahetus või olemasoleva programmi hooldus ja korrastamine tuleb teha aruandlusaasta vahetusel. Reeglina valivad firmad oma aruandlusaastaks kalendriaasta. Sama kindel reegel on see, et aastavahetus on enamusel firmadel kõige kiirem aeg, mil äritegevus kulmineerub.
See tähendab, et peale väga kiiret perioodi (või tihti selle keskel) jaanuari alguses on firmal ühtäkki vajadus lisaks igapäevatööle ka viimase kvartali kokkuvõtteid, aasta tulemi esmahinnangut, preemiate planeerimist, palgaaruandeid, käibemaksuaruannet, aasta lõpetamist… Kogu see info saadakse kasutusel oleva majandustarkvara programmist, mille andmebaasi peaks sellele kõigele lisaks just nüüd hooldama hakkama! Kas tuleb tuttav?
Ülekoormuse tõttu võetakse vastu otsus, et planeeritud andmebaasi hooldus lükatakse aasta võrra edasi. Aga kas järgmine aasta samal ajal on rohkem aega?!
Nii majandustarkvara programmi vahetamine uue vastu kui ka olemasoleva programmi hooldus on aeganõudev ja vastutusrikas tegevus, mida tuleks läbi viia siis, kui muud ülesanded ei sega. Ideaalne aeg selleks on firma majandustegevuse madalama aktiivsuse perioodil. Enamus juhtudel on selleks ajaks suvi.
Oleme soovitanud mitmetele klientidele ülekoormuse vähendamiseks oma andmebaaside hooldus aastavahetuselt suvisele ajale üle tuua. Tänu harjumuse muutmisele on need kliendid oma ajajuhtimist palju efektiivsemaks muutnud ning on saavutatuga väga rahul. Muidugi on ka erandeid, sest mitte kõigi firmade jaoks ei ole suvi vaikne aeg. Samas ei ole neil ilmselt ka probleemi neid tegevusi talvel teha.
Trükiseid ja templeid valmistava ettevõtte AS Stampline tegevjuht Tiit Tippel:
Varem tundus kuidagi loogiline, et aasta lõppedes alustasime uue andmebaasiga. See tõi endaga kaasa hulga andmete ületoomisi, saldode võrdlemisi ja näpuvigu. Tavaline oli suur segadus, rabistamine ja suur närvikulu. Seejuures ei tegelenud asjaga ainult raamatupidaja ja juhtkond, vaid kohati olid häiritud ka müügimehed ja seda ettevõtte kõige kiiremal ajal. Eelmisel aastal tegelesime oma majandustarkvara hooldamise ja laiendamisega suvel. Kuna koormus oli väike ja osad inimesed üldse puhkusel, möödus see vägagi valutult. Ka sel aastal on tarkvara teemalised tegevused – hooldused, süsteemi täiendamine ja koolitus, planeeritud suvisele ajale. Miks me seda kõike varem aastavahetusel tegime? Tagasi mõeldes on raske leida muud põhjust kui harjumus.
Matkaürituste korraldaja OÜ Adventuur tegevjuht Henno Puu:
Meil ei ole aastavahetusega probleeme, sest see on suvega võrreldes suhteliselt rahulik aeg. Suvi on Eesti siseturismi õitseaeg. Siis oleme enamuse ajast looduses ja tegeleme oma põhitegevusega. Majandustarkvara ja muu taolisega tegeleme ikka peale aastavahetust. Mingeid erilisi probleeme sellega ei mäleta. Võib-olla sellepärast, et tavaliselt kasutame selleks spetsialistide abi.
Kutsun inimesi üles hindama oma ettevõtte tegevuste kogumit ning ajastama tegevusi ajateljel võimalikult ühtlaselt. Majandustarkvara vahetus, juurutamine või andmebaaside hooldus on üks neid tegevusi, mille nihutamine väiksema aktiivsuse perioodile annab stressivaba tulemuse ning vähendab probleeme kiirel müügiperioodil.
TÕNU SCHILF,
GT Tarkvara OÜ
Powered by AkoComment 2.0! |
