Siseauditi funktsioon on mõistlik luua suuremas ettevõttes, et juht saaks firma tegevusest tervikliku ülevaate.
Avalikus- ja finantssektoris loodi siseaudit juba aastaid tagasi – osalt käsu korras, osalt tunnetatud vajadusest. Paljud välisosalusega ettevõtted on seda teinud emaettevõtte tavade kohaselt ja nüüd on järg ülejäänute käes Siseaudit aitab parandada firma töökeskkonda
Tähtsam kui siseauditi funktsioon ja tema kvaliteet, on luua organisatsioonis keskkond, kus iga töötaja mõtleb võtmes: meie eesmärgid – neid ohustavad riskid - kontrollid minu töölõigus ja sellega seonduvatel aladel, ning kus juhtkond on käivitanud riski- ja kontrolliteadlikkust tõstvaid majasiseseid riski-kontrolli hindamise sessioone. Nii ei pea juhtkond üksi muretsema riskide pärast, vaid riskide juhtimine ja kontrollsüsteemi täiustamine on delegeeritud töötaja tasandini.
Sõltuvalt konkreetsest situatsioonist võib lahendusteks olla:
osta sisse siseaudit või konsultatsiooni projekt just nende tegevuste, protsesside osas, mis juhatusel endal on kehvema kontrolli all ja/või enda siseaudiitori kompetents ebapiisav
osta sisse siseaudit ühe huvigrupi jaoks (n. nõukogu jaoks)
Vastus küsimusele, kas luua siseaudit, peitub ühelt poolt kuludes, mis igasuguse funktsiooni loomisega kaasas käivad ja teisalt väärtuses, mis tehtud kulutuste eest vastu saab.
Kui teha kulusid, siis millises valdkonnas ja kui palju tekiks positiivne efekt, mis kulud kataks?
Siseudit sobib suurematele ettevõtetele
Kui olete keskmise- või väikeettevõtte juht, siis on tõenäoliselt teie organisatsiooni põhitegevus piisavalt hästi kontrolli all. Teie organisatsiooni finantsaruandeid auditeerib välisaudiitor ja te olete vastavuses seaduste ja erinevate regulatsioonidega. Vaevalt tasub siin kaaluda siseauditi loomist. Võimalik, et pigem esineb teil ühekordsete konsultatsiooniprojektide vajadus (nt. teie infovajadust katva juhtimisarvestuse loomiseks).
Kui te olete rahvusvahelise ettevõtte juht ehk teie struktuuri üksused paiknevad geograafiliselt hajali, nt. Eestis, Lätis, Leedus või üle Eesti maakondade, siis ei pruugi te füüsilise distantsi tõttu omada piisavalt aega ja võimalusi toimuva kontrolli all hoidmiseks.
Toimivad siseauditid loovad kindlustunde
Milline ka ei oleks teie organisatsiooni profiil, tasub teadvustada kindlust, mida saate juba toimuvate auditite kaudu: finantsaruandluse (siiski vaid raamatupidamise aastaaruande) õigele ja õiglasele kajastamisele aitavad kaasa välisaudiitorid ning tihti tegutsevad ettevõtetes kvaliteedi audiitorid (ISO 9000 ja/või ISO 14000), kes tegelevad teie põhiprotsessidega. Seega, peaks alati mõtlema, milliseid protsesse või riske minu tänased audiitorid ei kata?
Minu kogemuse järgi on tüüpiliselt audiitorite poolt katmata ning ka arenguruumi tõhususe ja info liikumisega. Seega tasuks kaaluda juhtimisarvestuse (info vajaduse täpsustamine ja infoliikumise täiustamine aruanneteni välja) ning tulemusauditite käivitamist.
Kui te olete nõukogu liige, siis on teil tõenäoliselt kohustus tagada, et juhatus juhiks teie organisatsiooni professionaalselt ja ilma riskide realiseerumiseta. Ka teie tahate teada, “mis tegelikult toimub?” Kui te ei saa selle kohta piisavalt infot ja/või teie alal on võimalik eksida ainult üks kord, siis võiksite kaaluda siseauditi funktsiooni loomist, kelle ülesanne oleks pakkuda teile eelkõige infot ja kindlust, et juhtkonna poolt kavandatud sisekontrolli süsteem toimib tõrgeteta.
Ülaltoodust nähtub, et siseaudiitor võiks teoreetiliselt kokku puutuda väga erinevate valdkondadega. Tihti näeme, et tööle on võetud üks siseaudiitor, kellelt oodatakse kõikide ärivaldkondade tundmist ja katmist.
Kui me ei eelda tippjuhilt IT, raamatupidamise ja äritegevuse väga head tundmist, ei saa seda eeldada ka ühelt siseaudiitorilt. Seega on vaid üksikutes ja pigem suurettevõtetes võimalik eri liiki kompetents jagada erinevate siseauditi osakonna liikmete vahel.
Ühe-töötajaga siseauditi funktsioonis on raske sellist ootust täita, mitme töötaja värbamine on aga kulukas. Lisame siia dilemma, mis tekib siseaudiitori ees kui ta peab vastama nii juhatuse kui nõukogu ootustele: kuigi mõlemad on samade eesmärkide eest väljas, on praktikas selline roll siiski psühholoogiliselt raske.
Tulemusaudit leiab vastused neljale küsimustele:
Kas me võiksime toota samu väljundeid kulutades selleks vähem?
Kas meie väljundite kvaliteet vastab klientide ootustele?
Kas meie tööprotsesside korraldus on optimaalne ülaltoodud küsimuste valguses?
Kas meie tootmise, lähetamise ja müügiprotsesside kiirus on piisav antud konkurentsi tingimustes?
Allikas Merike Rabi
M E R I K E R A B I
AS PricewaterhouseCoopers Juhtivkonsultant
