|
Nõuandeid majandustarkvara valikuks (II osa) |
|
|
|
|
pühapäev, 06 mai 2001
|
3. Kasutamise lihtsus ja mugavus
Peale võimaluste ja vajaduste määratlemist saate alustada tarkvara valimist. Selleks, et veenduda kas tarkvara teile sobib, tuleb tarkvara ise üle vaadata. Võimalikke viise tarkvara kohta info saamiseks on mitmeid.
Laske tarkvara tootjal korraldada endale esitlus.
Kui on võimalust, siis laske tarkvara tootjal või müüjal teha endale tarkvara tutvustus. Demonstratsiooni käigus saate võrreldes ise proovimisega kiiremini ülevaate tarkvara funktsionaalsusest ja tööpõhimõtetest.
Mida võiks käsitleda tarkvara esitlusel.
- Vaadake koos toote esindajaga läbi teie nõudmised ja laske tal selgitada ning näidata tarkvara vastavust nõudmistele.
- Uurige, kui kaua programmi juurutamine tavaliselt aega võtab.
- Uurige, kuidas toimub varukoopiate tegemine ja kui kaua võtab aega varukoopiast andmete taastamine.
- Uurige, kuidas toimub programmis aasta vahetus (kas luuakse uus andmebaas või on tegu mitmeaastase andmebaasiga)
- Uurige millised on selle tarkvara puhul tehnilised nõudmised riistvarale.
- Uurige, kuidas toimub kasutajate koolitus, kuidas ja kui ruttu saate probleemide või küsimuste tekkides abi ja mis see maksab.
Samas tasuks demonstratsiooni suhtuda mõningase kriitilisusega. Demonstratsiooni nagu iga müügi puhul tutvustatakse teile kauba positiivseid külgi minnes sujuvalt üle võimalikest puudustest. Tähelepanelikuks tasuks muutuda, kui esitluse käigus tarkvara ei tööta nii nagu peaks (veateated, kinni jooksmine vms). Valiku tegemisel tuleks lähtuda olemasolevast funktsionaalsusest ja mitte aga arvestada tootja lubadustega, et lähtuvalt teie soovidest lisatakse hiljem juurde puuduolev funktsionaalsus.
Võtke demoversioon ja katsetage rahulikult ise selle kasutamist.
Paljude tarkvarade demoversioonid on saadaval internetis, mistõttu nende hankimine ei tohiks olla keeruline. Mõningaid soovitusi, mida te ise katsetamisel võiksite teha:
- Kontrollige, kui käepärane on tarkvara kasutamine. Proovige lisada uusi algandmeid ja dokumente lähtuvalt ettevõtte reaalsetest dokumentidest ja andmetest. Kontrollige, kuidas need lisamised mõjutavad aruandeid ehk kuidas ja millisel kujul nad jõuavad aruannetesse. Kui lihtne on lisatud dokumenti üles leida või otsida sisestamisel juba lisatud baasandmeid (kliendid, kontod, kulukohad jne).
- Testige, kuidas tarkvara reageerib teie vigadele või võimalikele erijuhtumitele. Näiteks proovige lisada mittetäielikult täidetud dokumenti, müüa laost rohkem kaupa, kui laos on, või teha ettemaksude laekumist ja tasumist. Proovige nn. valesti läinud tehinguid parandada. Kas tarkvara teatab teile vigadest ja kas vigade parandamine on võimalik?
- Proovige läbi erinevad aruanded veendumaks, kas te saate nendest vajaliku informatsiooni vajalikul kujul. Mugav lisafunktsioon kasutamisel on, kui aruandest saab otse minna algdokumendini nn drill-down funktsioon.
- Proovige väljastada aruandeid ka printerile ja faili. Kas need väljastatakse piisava kiirusega ja teile sobival kujul. Kui nende vorm ei meeldi teile, kas ja kui lihtne on selle muutmine?
- Programmi Windows-versiooni korral proovige, kas on võimalik avada ekraanil korraga mitut aruannet. Juhul kui seda teha ei saa, siis ilmselt on tegu sisult vanema tehnoloogia tootega, millele on antud Windows toote välimus. Mitme akna kuvamise võimalust on mugav kasutada aruannete vaatamisel ja analüüsimisel.
Juhul kui katsetamisel tekkis küsimusi või probleeme tuleks nendele lahendus leida kindlasti enne lõpliku valiku tegemist.
Uurige olemasolevate kasutajate rahulolu.
Tarkvara kohta arvamuse kujundamiseks võite paluda tarkvaratootjalt kasutajate andmeid, kes tegelevad teiega sarnasel tegevusalal.
Kasutajatelt võiksite uurida:
- Kui kaua on nad tarkvara kasutatud?
- Kui kiiresti õnnestus juurutamine?
- Milliseid programmi mooduleid nad kasutavad?
- Kas tarkvara kasutamisel on ilmnenud vigasid (mis vigadega oli tegemist, millest need olid tingitud ning kas ja kui kiiresti need parandati)?
- Kas tarkvara on kinni jooksnud? Kui andmebaasiga on midagi juhtunud, siis kui valutult õnnestus andmete taastamine?
- Milline konsultant neid aitab ja kuidas nad on tema tööga rahul?
- Kas aruandlus väljastatakse kiiresti? Millised on aeglased aruanded?
- Kas tarkvaraga ollakse rahul?
4. Pakutav koolitus ja klienditugi
Tarkvara edukaks ja kiireks juurutamiseks on tähtis, kes on tarkvara poolne partner. Mida suurem on tarkvara, seda olulisem on tarkvara konsultandi roll juurutamise õnnestumisel. Suurematel tarkvaradel on rohkem võimalusi, mistõttu vajavad nad rohkem seadistamist ning arvestussüsteemi läbimõtlemist ja kavandamist.
Konsultant peab olema hea tarkvara tehnilise poole tundja ja omama piisavalt teadmisi raamatupidamisest. Olulisema teadmise tarkvarast omandab konsultant ligikaudu kaheaastase töökogemusega, mistõttu soovitaks uurida, kui kaua konsultant on tarkvaraga tegelenud ja milline on tema eelnev töökogemus.
Koolituse valikul pakutakse tavaliselt nii üldisemat tarkvara tutvustavat kui arvestusvaldkonna spetsiifilist koolitust. Kindlasti tuleks valida üldisem koolitus, kuna siis saate ülevaate, kuidas tarkvara toimib. Alles seejärel on mõistlik edasi minna arvestusvaldkonna spetsiifilise koolitusega.
Kokkuvõtteks
Eesti turul on piisavalt töökindlaid ja mitmekesise funktsionaalsusega majandustarkvarasid, mis vastavad teie nõudmistele. Tõenäoliselt saab nii mitmegagi teie majandusarvestuse hästi lahendada. Samas tahaks juhtida tähelepanu, et kuna iga ettevõtte on unikaalne tuleb tarkvara valiku puhul arvestada seda unikaalsust ning ei tohiks tarkvara valikut teha läbimõtlematult. Lähtuvalt ettevõtte unikaalsusest ei saa ilma ettevõtet tundmata vastata üheselt küsimusele “Kas sa oskad soovitada mulle head raamatupidamistarkvara?”. Ãœks tarkvara, mis toimib hästi ühes ettevõttes ei pruugi seda teha teises.
Kaido Vetevoog
Powered by AkoComment 2.0! |
|
