|
Nõuandeid majandustarkvara valikuks (I osa) |
|
|
|
|
kolmapäev, 02 mai 2001
|
Hea raamatupidamise tarkvara muudab efektiivsemaks raamatupidamisarvestuse võtmevaldkonnad nagu finantsarvestus, nõuete ja kohustuste arvestus, laoarvestus jne. Vale valik võib aga põhjustada kaose raamatupidamisarvestuses. Selleks et leida ja juurutada ettevõttele sobiv raamatupidamistarkvara, peab kriitiliselt suhtuma järgnevatesse aspektidesse: olemasolevad ressursid, tarkvara kohandamisvõimalused ettevõtte ärist tulenevatele nõudmistele, kasutamise lihtsus ning pakutav koolitus ja klienditugi.
Järgnevalt lühidalt sellest, millele soovitaks erinevate aspektide analüüsil tähelepanu pöörata.
1. Olemasolevate ressursside hindamine
Vastused tuleks leida järgnevatele küsimustele.
Millised on olemasolevad tehnilised võimalused?
- Millised on arvutite tehnilised parameetrid?
- Milliseid tarkvarasid nendes arvutites kasutatakse?
- Millised lisaseadmed on olemas (UPS-id, printerid, BacUp-i seadmed jne)?
Tehnilisi võimalusi on vaja teada, et võrrelda oma võimalusi tarkvara pakkuja nõudmistega riistvarale, ning hinnata, kas koos tarkvara soetamisega tuleb uuendada ka arvutiparki. Võrguversiooni kasutamine seab kõrgendatud nõudmised serveri tehnilistele parameetritele. Kui tööjaamades on võimalik nõrgemate arvutite kasutamine, siis nõrga servermasina kasutamine annab peagi tunda (aruandluse päringute aeglus, serveri nn hangumine või kinni jooksmine jne).
Kui palju on ettevõte nõus tasuma uue tarkvara eest?
Tasutav rahahulk ei koosne ainult tarkvara ostuhinnast. Arvestada tuleb ka võimalike installeerimise, koolituse, konsultatsiooni ja aastase hooldustasu kuludega. Tarkvara konsultandi tunnihinnaks võiks keskmise suurusega tarkvarapaketi puhul arvestada vähemalt 400-500 krooni.
Kas kasutajad on valmis uut tarkvara kasutusele võtma?
- Kas töötajatel on tahtmist kulutada lisaaega ja ressursse juurutamisele?
- Milline on kasutajate oskuste tase. Kas nad vajavad täiendavat koolitust?
- Kas ettevõttes on isik, kes on valmis juurutamise eest vastutama ja kellel on tavakasutajast rohkem tahtmist tarkvara selgeks teha?
Alguses (juurutamisel) kulub rohkem aega tavapärastele protsessidele (nt. arvete koostamine), sagedamini tuleb kontrollida, kas arvestussüsteemis ei ole tekkinud vigu ning kas töötajad peavad võib-olla muutma oma harjumuspäraseid töörutiine - kõik see võib põhjustada töötajate vastuseisu ja pingeid organisatsioonis. Ületunde nõuab sageli ka tekkinud vigade parandamine, kuna konsultant saab andmebaasi hooldada töötajate tööd katkestamata vaid peale ettevõtte normaalset tööaega.
Iga probleemi puhul konsultandi kohale kutsumine läheb ettevõttele pikapeale kulukaks. Lisaks tegeleb konsultant peale teie veel mitme ettevõttega, mistõttu saab ta näiteks tulla alles ülehomme, aga teil on vaja lahendust kohe. Paljusid lihtsamaid probleeme ja küsimusi saab lahendada telefoni teel juhendamisega, kui kasutaja seda vähegi tahab ja tunneb arvutit.
2. Ettevõtte tegevusvaldkonnast tulenevad nõudmised tarkvarale
Võimaluste määratlemise järgselt alustage oma vajaduste kirjapanekut, fikseerides kõik arvestusvaldkonnad ja vajalikud funktsioonid. Kirja tuleks panna kõik tekkivad mõtted ja soovid. Hiljem on võimalik ju üleliigsed (vähemtähtsad) maha tõmmata.
Kirjapanekut hõlbustavad järgnevad küsimused.
- Milliseid arvestusvaldkondi peab tarkvara katma (müük, ostud, palgaarvestus jne)
- Millised on nõuded arvestusvaldkondadele e. mida peab tarkvara võimaldama? (nt. Kas ettevõttes on üks või mitu ladu? Kas palgaarvestuses arvestatakse ainult püsipalka või on ka tükitöö tasusid, preemiaid sõltuvalt läbimüügist? jne.)
- Milliseid aruandeid vajatakse ja millist analüütilist arvestust soovitakse saada?
Lisaks võiks mõtelda,
- millised on su nõuded kasutajakeskkonnale (DOS, Windows, veebipõhine)?
- mitmele kasutajale soovitakse tarkvara litsentsi?
- kas tarkavarale juurdepääsu soovitakse ainult kontori piires või ka väljapoolt?
- milliseks kujunevad vajadused paari aasta pärast?
Tarkvara valimisel määratle, millised nõudmised peavad olema kindlasti täidetud ja millised võivad, kuid ei pea olema. Selleks tuleb kirjapandud nõudmised järjestada tähtsuse järjekorras. Funktsionaalsusest sõltub tarkvara hind. Paari põhivara pärast ei ole sageli otstarbekas soetada põhivara moodulit. Väiksemahulist põhivarade analüütikat võib pidada ka Excelis. Kui kassa liikumisi on ligikaudu 10 tükki kuus või ettevõttes on mõned põhikohaga töötajad, kelle palk ei muutu siis tasuks kaaluda kas selle arvestamiseks on vaja soetada eraldi moodul?
Vajaduste täpne määratlemine aitab lihtsamini valida võimalike variantide hulgast sobivamat tarkvara. Oma vajaduste võrdlemisel tootetutvustustega saate määratleda, milliseid tarkvarasid on mõtet põhjalikumalt uurida. Universaalset odavat tarkvara ei ole olemas milles kõik arvestusvaldkonnad on väga hästi lahendatud ja vastavad kõikidele ettevõtte nõudmistele. Tõenäoliselt peate mõnedes oma nõudmistes järele andma, mistõttu on vaja eelnevalt läbi mõtelda vajaduste olulisus. Raamatupidamistarkvaraga tuleks aga kindlasti katta need valdkonnad, kus on mahukas analüütika või palju dokumente ning te vajate kiiresti pidevalt kokkuvõtet. Näiteks laoarvestus, ostu- ja müügireskontro.
Samas kui rahalised vahendid võimaldavad, siis püüdke ikkagi lahendada ühe tarkvaraga võimalikult palju arvestusvaldkondi. Ühes programmis on lihtsalt mugavam teha kui mitmes erinevas.
(järgneb)
Kaido Vetevoog
Powered by AkoComment 2.0! |
|
